Dokumentenmanagement

Enterprise-Content-Management (ECM) befasst sich mit den Methoden, Techniken und Werkzeugen zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Inhalten bzw. Dokumenten zur Unterstützung von Arbeitsprozessen. Das Dokumentenmangement übernimmt hierbei in aller Regel in Form eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) die digitalen Archivierungs- und Bereitstellungsaufgaben für alle im Unternehmen anfallenden Dokumente, insbesondere für die aus- bzw. eingehenden Belege der Auftragsbearbeitung, dem Bestellwesen und zugehöriger Korrespondenz.

Der Einsatz eines DMS zur elektronischen Archivierung von Belegen ist unabhängig vom zeitgleichen Vorhandensein eines ECM-Konzeptes immer einer der ersten Schritte hin zum papierlosen Büro. Die nachfolgende Grafik soll verdeutlichen, aus welchen Quellen Dokumente in das Archiv eines DMS fließen können und von wo aus dann auf diese zugegriffen werden kann:

DMS-Schema

DocuWare – Vollintegrierte DMS Lösung

Seit über 15 Jahren unterstützt Pro­fes­sio­nal ERP mit einem seiner Erweiterungsmodule das be­währ­te Dokumentenmanagementsystem DocuWare der DocuWare Europa GmbH. Die mit dem Erweiterungsmodul realisierte DocuWare Integration ermöglicht in Professional ERP eine kontextbezogene Archivierung aller über das ERP-System erzeugten Ausgangsbelege. Die elektronische Belegablage kann (teil-)automatisiert erfolgen, wobei die archivierten Dokumente mit über 20 unterschiedlichen Indexbegriffen für spätere Suchvorgänge versehen werden können.

Auch eingangsseitig können elektronisch vorliegende Dokumente wie E-Mails, PDF-Anhänge und eingescannte Eingangsbelege per Drag & Drop auf Bearbeitungsmasken von Professional ERP kontextbasiert im Archiv abgelegt und (teil-)automatisiert mit Indexbegriffen versehen werden.

Damit die Arbeitsabläufe der Mitarbeiter bei der Ausgangsbelegerstellung nicht durch den Archivierungsprozess unnötig ausgebremst werden bzw. die Archivierung von Eingangsbelegen zunächst mit minimalem Aufwand erfolgen kann, stehen für die DocuWare Integration auch weiterführende Funktionen für eine automatisierte Nacharchivierung und Nachverschlagwortung zur Verfügung.

Weitere DMS Anbindungen jederzeit möglich!

Weitere Intzegreationen und Schnittstellen an andere ECM- bzw. Archivierungs-Systeme sind mit Professional ERP ebenso möglich.