ERP-Systeme
Die Chance für die Zukunft
(KMU 5/6/05 http://www.KMUplus-Magazin.de)
Für erfolgreiche Unternehmer sind hochproduktive IT- und ER-Systeme schon seit Jahren unverzichtbarer Bestandteil ihrer Unternehmensstrategie. Denn nach Jahren der Rationalisierung im Fertigungsprozess haben diese das Kostensenkungspotential in der Verwaltung erkannt und umgesetzt. Doch in vielen Betrieben sieht es heute noch anders aus: dort werden oft zwei, drei oder mehr Softwaresysteme parallel betrieben, was dazu führt, dass dem Unternehmen die IT als „rotes Tuch“ erscheint, weil sie nur Geld verschlingt , aber nicht den gewünschten Nutzen bringt. Genau dieser Systemwildwuchs verschliesst aber die Vorteile einer unternehmensweiten ERP-Lösung.
ERP, das steht für Enterprise Resource Planning und stellt die datenverarbeitungstechnische Basis für jedes Unternemen dar. Der Grundgedanke eines ERP-Systems ist dabei, alle unternehmensrelevanten Prozesse vom ersten Kontakt eines Interessenten über die Angebots- und Auftragsverwaltung, das Lagermanagement bis hin zum Rechnungswesen abzubilden. Das heißt: Schluss mit Insellösungen und Schluss doppelt und dreifach gespeicherten Informationen, denn die Nachteile dieser voneinander losgelösten und quasi nebeinander existierenden Systeme sind vielfältig.
So sind einige der im Einsatz befindlichen Systeme schlichtweg nicht mehr zeitgemäß. Oft handelt es sich um veraltetete DOS-Lösungen. Updates und Aktualisierungen existieren für diese Anwendungen in der Regel überhaupt nicht mehr, weil entweder der Hersteller insolvent ist oder die benötigten Programmierer nicht mehr zur Verfügung stehen. Mit anderen Worten: die vor zehn oder fünfzehn Jahren gestellten Anforderungen werden zwar erfüllt, doch lässt sich kein weiteres Optimierungspotenzial mehr nutzen, da wichtige Funktionen, zum Beispiel die Integration in die Office-Produkte oder die Anbindung externer Systeme wie elektronische Archivierungen und so weiter überhaupt nicht möglich sind.
Viel schlimmer als die entgangenen Chancen sind aber die Risiken zu bewerten, die solche Systeme zwangsläufig mit sich bringen: keinerlei Unterstützung bei Systemausfällen, fehlende Auskunftsmöglichkeiten gegenüber den Banken und Missachtung aktueller Gesetzgebung, insbesondere bei der digitalen Betriebsprüfung des Finanzamtes.
Nicht wenige Unternehmer wurden bereits seitens der Banken angehalten, sich doch um eine auskunftsfähige ERP-Lösung zu kümmern. Eine Abwertung beim Rating ist im Falle einer Missachtung noch die harmloseste Reaktion. Ähnlich direkt gibt sich in der Zwischenzeit auch das Finanzamt: Viele Betriebsprüfer wundern sich über die mangelnde Kenntnis der Unternehmer in Bezug auf auf die vor über vier Jahren geänderte Abgabenordnung und die GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen), durch die der Prüfer die Herrausgabe der steuerlich relevanten Daten in einem bestimmten elektronischen Format zu verlangen hat. Zudem erwarten viele Unternehmen von ihren Zulieferbetrieben die Bereitstellung von Daten in elektronischer Form. Ein gutes Beispiel ist hier Automative, wo die elektronische Übermittlung beispielsweise von Lieferscheinen und Rechnungen mittels EDI heute schon strikte Voraussetzung eines Zulieferers ist.
Was aber zeichnet eine vorbildliche ERP-Lösung aus? Entscheidend ist der Nutzen für das Unternehmen. Durch die Optimierung von Betriebsabläufen, den Wegfall von Mehrfacharbeiten und die Unterstützung der Anwender bei ihrer täglichen Arbeit ergeben sich zeitliche Freiräume, die für die Generierung von zusätzlichem Umsatz genutzt werden können.
Vorbildliche IT – Nutzen für Ihr Unternehmen
Ein sehr hohes Nutzenpotenzial bietet insbesondere die Integration einer elektronischen Archivierung. Wie viele Betriebe ersticken in ihrem Papier? Die Lösung kann hier nur eine elektronische Archivierung aller unternehmensrelevanten Dokumente sein. Ein solches System darf aber die tägliche Arbeit nicht mit Zusatzaufgaben belasten, sondern soll durch den Wegfall von Zeitaufwändigen Arbeiten entlasten. Das bestätigt auch Andrea Eisele von der Emil Eisele Blechverarbeitung GmbH aus Schwaigern (http://www.eisele-online.de): „Mit Professional ERP habe ich meine Aufgaben hute einfach besser im Griff. Eine enorme Entlastung ist die elektronische Archivierung Docuware. Ich bin von der leichten Hanhabung einfach begeistert.“ Eine automatisierte elektronische Archivierung spart nicht nur Aktenschränke, -ordner und Papier für unnötige Kopien beziehungsweise Durschschläge, sie reduziert vor allem die Zeit für das Ablegen und das Wiederfinden von Dokumenten. Wer wünscht sich nicht, bei telefonischen Anfragen seiner Kunden, was ein Angebot oder eine Rechnung betrifft, augenblicklich Auskunft über den Sachverhalt geben zu können?
Das alles schafft nur eine zeitgemäße ERP-Lösung: Sämtliche das Unternehmen verlassende Belege werden voll automatisch archiviert, so dass der bisherige Aufwand für die manuelle Ablage entfällt. Und selbst der Datenaustausch mit der Finanzbuchhaltung oder dem Steuerberater sowie der elektronische Abgleich von Kontoauszügen ist heute vollautomatisch und per Mausklick möglich. Das erklärt auch die Aussage con Christian Schlegel, dem Vertriebsleiter der Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH, Neckarsulm: „In der Zwischenzeit führen wir bei rund dreiviertel unserer neuen Kunden von Professional ERP innerhalb der ersten sechs Monate auch die elektronische Archivierung Docuware ein.“
Nie wieder suchen: So geben Sie bei Kundenanfragen augenblicklich Auskunft über den Sachverhalt
Generell kann man sagen, dass ERP-Systeme sich wie ein roter Faden durch die Abläufe des gesamten Unternehmens ziehen. Alle Abteilungen arbeiten mit derselben Lösung. Das schafft maximale Transparenz. Informationen werden dabei zeitnah und gezielt im Unternehmen übermittelt. Wie wichtig diese Transparenz ist, wird spätestens dann deutlich, wenn die Buchhaltung einen neuen Kunden wegen schlechtem Zahlungsverhalten bereits auf Liefersperre gesetzt hat, die Meldung aber nicht im Warenversand ankommt.
Auch was die Zukunftssicherung des eigenen Unternehmens betrifft, spricht vieles für ein modernes ERP-System. Es sollte den Unternehmenslenker sofort darauf hinweisen, wenn eine wirtschaftliche Schieflage zu entstehen beginnt. Und das wesentlich früher, als der Steuerberater dies aufgrund seiner Zahlen zu erkennen vermag. Daraus resultierende Maßnahmen, beispielsweise verstärkte Vertriebsaktivitäten, deren Auswirkungen sich ja in aller Regel immer erst mit erheblicher Verzögerung einstellen, können also sofort eingeleitet werden. Dieser zeitliche Vorsprung hat schon so manches Unternehmen vor der Insolvenz gerettet. Oder betrachtet man die fortschreitende Internationalisierung: bereits heute haben auch kleine Unternehmen ihre Niederlassungen in den aufstrebenden Lokalmärkten Osteuropas oder in Fernost. Diese Standorte müssen in der Lage sein, auf für sie wichtige Daten zuzugreifen. Gleiches gilt natürlich auch für Filialen und Außendienstler.
Bleibt die Frage, wie Unternehmen am besten bei der Anschaffung einer neuen ERP-Lösung vorgehen sollten. Vor dieser Frage stand auch Dr. Siegfried Hägele, geschäftsführender Gesellschafter der Dr. Heimeier & Partner Management und Personalberatung GmbH http://www.heimeier.de, Stuttgart, der sich 2001 nach einem langen und sorgfältigen Auswahlverfahren für die Software-Schmiede Vogler & Hauke GmbH entschieden hat: „ich suchte eine zukunftssichere, wirtschaftliche Softwarelösung, die ein ganzheitliches Spiegelbild meines Unternehmens darstellt. Unter einer ERP-Lösung verstehe ich weniger eine Software , wie sie auf dem Datenträger geliefert wird, als vielmehr eine Dienstleistung mit dem Ziel, einen möglichst hohen Nutzen für das Unterehmen zu erreichen.“
Sechs Punkte spielen bei der Auswahl einer ERP-Software eine wichtige Rolle
Eine solche Entscheidung wird maßgeblich von folgenden Kriterien beeinflusst: Erstens benötigt man einen Anbieter, der über kompetente Mitarbeiter und genügend Erfahrung in der Planung , Umsetzung und Betreuung von Projekten dieser Größenordnung verfügt. Er muss zuhören und verstehen, wo die Probleme liegen. Dementsprechend darf ein umfangreicher betriebswirtschaftlicher Hintergrund genauso wenig fehlen, wie prozessorientiertes Denken. Denn: die Investition in eine ERP-Lösung ist keine reine Kaufentscheidung: vielmehr geht es um Beratung und das Entwickeln einer individuellen auf das Unternehmen zugeschnittenen Lösung. Dabei spielt es oft auch eine Rolle, ob man mit dem Hersteller direkt oder mit einem Fachhändler zu tun hat. Je besser der „Draht“ zum Hersteller, desto höher ist auch der Einfluss auf die Weiterentwicklung der Software.
Zweitens, traue ich dem Anbieter die Lösung zu? Jeder Unternehmer muss sich darüber im Klaren sein: mit dem Beginn des Projekts nimmt eine zumeist langjährige Zusammenarbeit ihren Anfang. Ein subjektives Gefühl des Vertrauens in die Wahrhaftigkeit der gemachten Aussagen sollte also in jedem Fall gegeben sein. Um sicher zu gehen, hilft es natürlich, bei anderen Kunden des Anbieters die Aussagen zu hinterfragen. Die beste Möglichkeit der Absicherung erhält man aber, wenn man aus der Vielzahl der Geschäftsabläufe eine komplexe Thematik herauspickt und dem Anbieter die Aufgabe stellt, für diese Anforderung einen Prototyp zu erstellen. Löst er die Aufgabe zur Zufriedenheit, besteht eine Chance, dass er auch mit den übrigen Aufgaben zurecht kommt.
Drittens, eine langjährige Zusammenarbeit setzt eine gesunde wirtschaftliche Situation des Herstellers voraus. Wie lange ist er am Markt tätig? Wie viele Kunden hat er? Auskünfte über die Creditreform oder Bankenauskünfte können hier helfen.
Viertes, wie sieht die Systemarchitektur als solche aus? Eine moderne und zukunftsweisende Architektur mit der Unterstützung aktueller Standards, zum Beispiel MS Office oder Tobit-Faxlösungen sowie offene Datenbanken mit ODBC-Zugriff, spricht zweifellos für den Hersteller.
Fünftens, wie flexibel ist der Hersteller? Lassen sich individuelle Anpassungen vornehmen oder habe ich eine Software, die in puncto Customizing auf der Strecke bleibt? Diesen Aspekt unterstützt auch Thomas Kelm, IT-Verantwortlicher bei Custom Speedparts Autoteile GmbH (http://www.csp-shop.de): „Die Anpassungsfähigkeit unseres ERP-Systems war mit kaufentscheidend. Unser System ist leicht zu warten, Anpassungen sind einfach umzusetzen. Zu diesem Zweck wurden uns alle notwendigen Generatoren gleich kostenlos mitgeliefert.“ Ein Tipp am Rande: Sie sollten vor allem darauf achten, ob nach Anpassungen auch Releasewechsel, also Updates funktionieren. Viele Systeme sehen das nämlich nicht vor!
Sechstens, wie gut ist der Support? Eine telefonische Hotline mit kompetentem Personal, das sich sehr gut auskennt, sondern auch das Problem schnell versteht, ist heute leider die Ausnahme.
Was größere Unternehmen schon lange vormachen, ist also auch für andere Unternehmen dringend geboten: die Anschaffung einer modernen, unternehmensweiten ERP-Lösung sowie deren Optimierung. Das geht aber nur mit einer guten Zusammenarbeit zwischen Unternehmen und Anbieter. Voraussetzung ist dabei die Auswahl des für Sie richtigen Partners. (Michael Makowski)