Mehrere Lieferscheine bei einer Warenabholung lässt sich die Firma AMS Metallbeschichtung GmbH in kürzester Zeit vom Abholer signieren – auf digitalem Weg!

Die AMS Metallbeschichtung GmbH aus Schwaigern ist seit vielen Jahren Experte für Metallbeschichtung, Pulverbeschichtung und KTL-Beschichtung (Kathodische Tauchlackierung). Kompetenz, Qualität und termingerechtes Produzieren bestimmen die überzeugende Leistung. Um Prozesse schneller und sicherer zu gestalten sind seit November 2010 Professional ERP und DocuWare im Einsatz.

Schnelligkeit und Sicherheit im Warenausgang

Früher:
Gerade im Warenausgang kommt es auf Effizienz und Sicherheit an. Pro Abholung werden bis zu 100 Aufträge auf einmal verarbeitet. Diese sind oftmals schon Tage vorher gefertigt und warten auf Ihre Abholung durch die Spedition oder den Kunden. Pro Lieferschein wurde neben dem Lieferschein für den Kunden auch eine Kopie für die Ablage erstellt, welche vom Abholer unterschrieben wurde. „Die Fahrer mussten früher mehrere Lieferschein unterzeichnen, was entsprechend Zeit in Anspruch nahm. Diese wurden im Anschluss von uns noch manuell abgelegt“, erinnert sich Herr Schett, Geschäftsführer der AMS Metallbeschichtung GmbH. Teilweise mussten diese noch per Fax oder Mail an den Kunden gesendet werden.

Heute:
Sämtliche Aufträge können nach Ihrer Fertigung im System bereits als „abholbereit“ markiert werden– und der Kunde erhält automatisch eine Benachrichtigung per E-Mail! Findet nun die Abholung durch eine Spedition oder den Kunden selbst statt, können alle für Ihn bereiten Aufträge mit einem Mausklick aufgerufen werden; mit einem weiteren Klick werden sämtliche Lieferscheine hierfür erstellt. Damit nicht jeder Lieferschein einzeln unterschrieben werden muss, erfolgt die Unterschrift einmalig über ein digitales Zeichenpad und wird anschließend auf allen Belegen beim Druck ausgegeben. Die ehemals notwendigen Kopien werden automatisch im Hintergrund erzeugt und sofort in DocuWare (elektronische Archivlösung) abgelegt. Auch der Nachweis an den Kunden kann mit einem weiteren Klick per E-Mail zugestellt werden.

Auf diese Weise wurde die Schnelligkeit des Arbeitsprozesses stak erhöht und Sicherheit bei der Archivierung dieser wichtigen Dokumente nachhaltig optimiert.