Seit Januar 2000 ist ein neues Zusatzmodul verfügbar, dass die problemlose Integration des Dokumentenmanagement-Systems DocuWare an Professional ERP erlaubt. Es werden Ausgangsbelege wie Rechnungen, Angebote und Lieferscheine archiviert und automatisch verschlagwortet. Eingangsdokumente wie Faxe, Briefe und Eingangsrechnungen und Schriftverkehr können mit Adressen, Vorgängen und Artikeln aus Professional verknüpft werden.
Wenn Sie mehr über den Nutzen eines Dokumentenmanagement-Systems erfahren wollen, werfen Sie einen Blick auf den von DocuWare bereitgestellten Nutzenkonfigurator:
DocuWare
DocuWare ist die Basissoftware für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung von z.B. kaufmännischen Belegen, Korrespondenz oder technischen Dokumentationen und Zeichnungen. Vollständiger Funktionsumfang, einfache Administration und Bedienung, hohe Integrationsfähigkeit und absolute Sicherheit zeichnen DocuWare aus. Seit der Version 4.1 verfügt es über einen optimierten TIFFMAKER zur vollautomatischen Archivierung und eine integrierte Client-Server Datenbank auf Basis von MS SQL 7.Wenn Sie ein individuelles Angebot wünschen, dann füllen Sie doch einfach den online Fragebogen aus.
Erfassen, Indexieren und Archivieren
Dokumente, die in Papierform vorliegen, eingegangene Briefe oder Rechnungen zum Beispiel, werden einfach per Scanner erfasst und digitalisiert. Dabei gelangen sie zunächst in den elektronischen Briefkorb, wo sie sortiert, geheftet, mit komfortablen Funktionen verschlagwortet und im elektronischen Archiv abgelegt werden. Über ein Add-In werden Dateien aus WinWord, Excel und PowerPoint auf Knopfdruck direkt in DocuWare Archiven abgelegt.Der einzigartige TIFFMAKER archiviert Dokumente beim Drucken aus beliebigen Windows- Anwendungen vollautomatisch im Hintergrund, einschließlich Vergabe von Suchbegriffen. Formulare und Briefbögen, wie sie beim Drucken verwendet werden, können dabei elektronisch hinterlegt werden. Nach der Archivierung stehen sämtliche Dokumente allen berechtigten Benutzern sofort im Netzwerk zur Verfügung.
Recherche und Bearbeitung
Die Suche nach Dokumenten, die im Archiv abgelegt sind, erfolgt in Sekundenschnelle. Dabei kann immer nach dem vom System automatisch vergebenen Ablagedatum sowie nach jedem der vom Benutzer vergebenen Schlagworte bzw. Begriffe recherchiert werden. Da dies natürlich an mehreren Arbeitsplätzen gleichzeitig möglich ist, wird nie ein Dokument vergriffen sein oder falsch wieder eingeordnet.Für die Anzeige und die Bearbeitung von PC-Dokumenten, die im Originalformat archiviert wurden, können Sie im Einzelnen festlegen, welche Programme zum Einsatz kommen. Der DocuWare-Viewer kann hier bereits eine Vielzahl der gängigsten Datei-Formate anzeigen. Aus gescannten Dokumenten kann durch Markieren von Bereichen Text über die integrierte OCR ausgelesen und an andere Windows-Programme übergeben werden.
Dokumentenechtheit
Dokumente können mit DocuWare fälschungssicher archiviert werden. Realisiert wird dies durch eine verschlüsselte und folglich manipulationssichere Dokumenten-Checksumme. DocuWare wird hiermit zum idealen Aufbewahrungsort für Urkunden, Verträge und alles was revisionssicher aufbewahrt werden muß.Eingehende Faxe
Eingehende Faxe werden von einem Modem empfangen und parallel zum Ausdruck in einem Fax-Archiv abgelegt. Zusätzlich können alle Faxe - ebenfalls parallel zum Ausdruck - per E-Mail an einen beliebigen Arbeitsplatz weitergeleitet werden. Von dort erfolgt die elektronische Verteilung an die eigentlichen Empfänger im Unternehmen. Durch diese, Fax-Routing genannte, Vorgehensweise wird DocuWare zum Faxboten.Archive auf CD
Mit DocuWare kann jederzeit ein Archiv auf CD kopiert oder ausgelagert werden. Dabei wird das Archiv optional zusammen mit der Recherchedatenbank und der Abfragesoftware DocuWare CDREQUEST auf CD übertragen. Direkt von dieser CD können die Dokumente mit einem beliebigen Windows-PC komfortabel recherchiert werden ohne umständliche Programminstallation.Dokumentenbearbeitung mit Overlay-Technik
Dokumente können mit farbigen Markierungen, Texten, Unterstreichungen etc. versehen werden. Dies geschieht mit ein- und ausblendbaren Overlays in bis zu fünf Ebenen, wodurch das Dokument aber selbst unverändert bleibt. So besteht z.B. für Sie die Möglichkeit, ein eingegangenes Fax direkt am PC zu kommentieren oder im Falle eines Formulars, dieses ausgefüllt, sofort aus dem PC heraus an den Absender zurückzufaxen.Kommunikation und Information
Sämtliche Dokumente, Nachrichten und auch gesprochene Informationen lassen sich mit DocuWare im Netzwerk versenden. Jeder Mitarbeiter erhält die für ihn wichtigen Informationen direkt am Arbeitsplatz und hat jederzeit Zugriff auf alle relevanten Dokumente - in ihrer aktuellsten Form. Durch die integrierte MAPI-Schnittstelle werden Schriftstücke komfortabel per E-Mail über das Internet versandt und empfangen, selbst dann, wenn der Mail-Partner nicht DocuWare einsetzt. Abgerundet durch die integrierbare Faxfunktion eröffnet DocuWare somit für die unternehmensinterne wie -externe Kommunikation interessante, neue Möglichkeiten, wie z.B. ad-hoc-Workflow.Weitere Informationen zu DocuWare finden Sie im Internet unter www.docuware.de.